จัดทำ TOR จ้าง รปภ. ต้องระบุอะไรบ้างก่อนขอใบเสนอราคา

TOR จ้าง รปภ. ควรระบุข้อมูลสถานที่ จุดเสี่ยง จำนวนเจ้าหน้าที่ เวลาปฏิบัติงาน หน้าที่ประจำจุด ระบบรายงาน การจัดกำลังทดแทน และเกณฑ์ประเมินผลงานให้ชัดเจน ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้บริษัทรักษาความปลอดภัยประเมินรูปแบบงานและจัดทำใบเสนอราคาบนขอบเขตเดียวกัน ลดปัญหาค่าใช้จ่ายหรือเงื่อนไขที่คลาดเคลื่อนภายหลัง สำหรับองค์กรที่กำลังวางแผนจ้างรักษาความปลอดภัย การจัดทำ TOR ไม่ควรเริ่มจากการกำหนดจำนวน รปภ. เพียงอย่างเดียว แต่ควรประเมินความเสี่ยง ลักษณะการใช้งานพื้นที่ และหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติจริงร่วมกัน

TOR จ้าง รปภ. คืออะไร และสำคัญอย่างไร?

TOR หรือขอบเขตงาน เป็นเอกสารที่อธิบายว่าผู้ว่าจ้างต้องการบริการรักษาความปลอดภัยในรูปแบบใด ตั้งแต่จำนวนเจ้าหน้าที่ ตารางปฏิบัติงาน ไปจนถึงวิธีควบคุมและประเมินคุณภาพงาน เอกสารนี้ใช้เป็นข้อมูลสำหรับขอใบเสนอราคา รปภ. เปรียบเทียบผู้ให้บริการ และนำไปจัดทำรายละเอียดในสัญญาจ้างรักษาความปลอดภัยต่อไป TOR ที่ชัดเจนช่วยลดความเข้าใจไม่ตรงกัน เช่น รปภ. ต้องรับผิดชอบพื้นที่ใด ต้องตรวจจุดกี่รอบ ใครเป็นผู้จัดหาอุปกรณ์ และบริษัทต้องส่งพนักงานทดแทนภายในระยะเวลาเท่าใด อย่างไรก็ตาม TOR ไม่ใช่สัญญาจ้างโดยตัวมันเอง เงื่อนไขสำคัญจึงควรถูกนำไปบันทึกในสัญญาให้ครบถ้วนอีกครั้ง

TOR จ้าง รปภ. ควรระบุรายละเอียดอะไรบ้าง?

1. ข้อมูลสถานที่และลักษณะความเสี่ยง

ควรระบุประเภทสถานที่ ขนาดพื้นที่ จำนวนอาคาร ทางเข้า–ออก เวลาเปิด–ปิด และจำนวนผู้ใช้งานโดยประมาณ พร้อมแจ้งจุดที่ต้องควบคุมเป็นพิเศษ เช่น คลังสินค้า ลานจอดรถ ห้องควบคุม พื้นที่รับส่งสินค้า หรือเขตที่บุคคลทั่วไปไม่สามารถเข้าได้ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้บริษัทประเมินจำนวนจุดประจำ เส้นทางลาดตระเวน และกำลังพลได้เหมาะสม ไม่ควรกำหนดจำนวนเจ้าหน้าที่จากขนาดพื้นที่เพียงอย่างเดียว เพราะแต่ละสถานที่มีรูปแบบการใช้งานและระดับความเสี่ยงต่างกัน

2. จำนวนเจ้าหน้าที่ กะ และเวลาปฏิบัติงาน

TOR ควรระบุจำนวน รปภ. ต่อกะ จำนวนจุดประจำ ชั่วโมงทำงาน วันหยุด และความต้องการหัวหน้าชุดให้ชัด หากยังไม่แน่ใจว่าควรใช้เจ้าหน้าที่กี่คน สามารถอ้างอิงแนวทางประเมินจำนวน รปภ. ต่อกะจากจุดเสี่ยง ก่อนให้ผู้ให้บริการสำรวจพื้นที่จริง ควรกำหนดด้วยว่าหากพนักงานลา ขาด หรือไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานได้ บริษัทต้องจัดกำลังทดแทนอย่างไรและภายในกี่ชั่วโมง เพื่อไม่ให้จุดรักษาความปลอดภัยว่างระหว่างรอพนักงานใหม่

3. หน้าที่และขอบเขตงาน รปภ.

หน้าที่ควรแยกตามจุดปฏิบัติงาน ไม่ใช้คำกว้างเพียงว่าดูแลความปลอดภัย เพราะอาจตีความต่างกันได้ ตัวอย่างขอบเขตงาน ได้แก่

• ตรวจบุคคล ผู้มาติดต่อ และยานพาหนะเข้า–ออก
• ตรวจบัตร แลกบัตร หรือบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อ
• ลาดตระเวนตามจุดและเวลาที่กำหนด
• ตรวจพื้นที่ก่อนเปิดหรือหลังปิดอาคาร
• บันทึกเหตุการณ์และส่งมอบข้อมูลระหว่างกะ
• แจ้งเหตุและประสานผู้รับผิดชอบตามแผนฉุกเฉิน

ควรระบุงานที่ไม่อยู่ในขอบเขตด้วย เช่น งานขนย้ายสิ่งของ งานซ่อมบำรุง หรือหน้าที่อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการมอบหมายงานที่กระทบต่อจุดประจำ

4. คุณสมบัติ การอบรม และอุปกรณ์

กำหนดคุณสมบัติพื้นฐานของเจ้าหน้าที่ตามลักษณะงาน เช่น การผ่านกระบวนการคัดเลือก การอบรม ความสามารถในการเขียนรายงาน หรือทักษะเฉพาะสำหรับโรงงานและอาคารสำนักงาน นอกจากนี้ควรระบุรายการอุปกรณ์ เครื่องแบบ วิทยุสื่อสาร ไฟฉาย สมุดบันทึก และผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน

องค์กรสามารถตรวจสอบข้อมูลด้านคุณสมบัติ การฝึกอบรม และมาตรฐานของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย ก่อนกำหนดเงื่อนไข เพื่อให้ข้อกำหนดสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง

ระบบรายงานและ KPI ควรกำหนดอย่างไร?

ระบบรายงานควรทำให้ผู้ว่าจ้างตรวจสอบได้ว่าเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานครบตามจุดและเวลาที่กำหนดหรือไม่ TOR จึงควรระบุรูปแบบรายงาน ความถี่ ผู้รับรายงาน และระยะเวลาในการแจ้งเหตุ เช่น รายงานประจำวัน รายงานการลาดตระเวน ภาพถ่ายจุดตรวจ หรือสรุปเหตุการณ์รายเดือน KPI ควรเป็นตัวเลขหรือเงื่อนไขที่ตรวจสอบได้ เช่น

• กำลังพลเข้าปฏิบัติงานครบตามจำนวนและเวลา
• ลาดตระเวนครบตามจุดและรอบที่กำหนด
• แจ้งเหตุผิดปกติภายในเวลาที่ตกลงกัน
• รายงานเหตุมีข้อมูล เวลา สถานที่ และการดำเนินการครบถ้วน
• บริษัทเข้าตรวจหน่วยและแก้ไขข้อบกพร่องตามรอบ
• ข้อร้องเรียนได้รับการตอบรับและติดตามผลภายในเวลาที่กำหนด

ไม่ควรกำหนด KPI เพียงว่าไม่มีเหตุเกิดขึ้นเลย เพราะเหตุบางประเภทอยู่นอกเหนือการควบคุมของเจ้าหน้าที่ ควรวัดจากการป้องกัน การตรวจพบ การแจ้งเตือน และการปฏิบัติตามขั้นตอนร่วมกัน

Checklist ก่อนส่ง TOR เพื่อขอใบเสนอราคา รปภ.

ก่อนส่งเอกสารให้แต่ละบริษัท ควรตรวจสอบว่ามีข้อมูลสำคัญครบถ้วน ได้แก่ ประเภทและที่ตั้งของสถานที่ ขนาดพื้นที่ ทางเข้า-ออก จุดเสี่ยง จำนวน รปภ. ต่อกะ เวลาปฏิบัติงาน หน้าที่แต่ละจุด ระบบรายงาน อุปกรณ์ที่ต้องใช้ และเงื่อนไขการจัดพนักงานทดแทน

ควรขอให้ผู้เสนอราคาแยกรายละเอียดอย่างน้อยดังนี้

• ค่าบริการรายเดือนและสิ่งที่รวมอยู่ในราคา
• จำนวนเจ้าหน้าที่และหัวหน้าชุด
• ค่าอุปกรณ์หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• ระบบควบคุมและตรวจสอบการปฏิบัติงาน
• แผนจัดกำลังทดแทน
• รอบตรวจของสายตรวจหรือผู้ควบคุม
• เงื่อนไขสัญญา การปรับราคา และการยกเลิกบริการ

การส่ง TOR ฉบับเดียวกันให้ผู้ให้บริการทุกรายช่วยให้เปรียบเทียบราคาและคุณภาพได้ตรงกัน ไม่ควรพิจารณาจากยอดรวมเพียงอย่างเดียว เพราะใบเสนอราคาที่ต่ำกว่าอาจมีจำนวนกำลังพล อุปกรณ์ หรือขอบเขตความรับผิดชอบไม่เท่ากัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำ TOR จ้าง รปภ.

Q: TOR จ้าง รปภ. ต้องกำหนดจำนวนเจ้าหน้าที่เองหรือไม่?

A: ไม่จำเป็นต้องกำหนดเองทั้งหมด ผู้ว่าจ้างสามารถแจ้งข้อมูลพื้นที่ เวลาใช้งาน ทางเข้า–ออก และจุดเสี่ยง แล้วให้บริษัทรักษาความปลอดภัยสำรวจและเสนอจำนวนกำลังพลได้ แต่ควรให้แต่ละบริษัทประเมินจากข้อมูลชุดเดียวกันเพื่อเปรียบเทียบข้อเสนอได้อย่างเป็นธรรม

Q: TOR กับสัญญาจ้างรักษาความปลอดภัยต่างกันอย่างไร?

A: TOR ระบุความต้องการและขอบเขตงาน ส่วนสัญญาระบุข้อตกลงทางกฎหมาย เช่น ค่าบริการ ระยะเวลาจ้าง การชำระเงิน ความรับผิดชอบ การยกเลิก และเงื่อนไขเมื่อไม่เป็นไปตามข้อตกลง ขอบเขตสำคัญใน TOR ควรถูกแนบหรืออ้างอิงเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา

Q: ขอใบเสนอราคา รปภ. ต้องให้บริษัทสำรวจพื้นที่หรือไม่?

A: สถานที่ขนาดเล็กและมีขอบเขตงานไม่ซับซ้อนอาจประเมินเบื้องต้นจากข้อมูลและแผนผังได้ แต่โรงงาน คลังสินค้า อาคารหลายชั้น หรือพื้นที่ที่มีหลายจุดเข้า–ออกควรสำรวจหน้างาน เพื่อให้กำหนดจุดประจำ เส้นทางลาดตระเวน และจำนวนเจ้าหน้าที่ได้ใกล้เคียงการใช้งานจริง

Q: ควรกำหนดค่าปรับไว้ใน TOR หรือไม่?

A: สามารถระบุหลักเกณฑ์เบื้องต้นได้ เช่น กำลังพลไม่ครบ ไม่เข้าตรวจตามรอบ หรือส่งรายงานล่าช้า แต่ควรกำหนดวิธีตรวจสอบ ขั้นตอนแจ้งข้อบกพร่อง และระยะเวลาแก้ไขให้ชัด รวมถึงนำรายละเอียดค่าปรับไปกำหนดในสัญญาจ้างอย่างเหมาะสม

ส่งรายละเอียดพื้นที่เพื่อประเมินบริการรักษาความปลอดภัย

บริษัท รักษาความปลอดภัย บัตเลอร์ เซอร์วิสเซส จำกัด ก่อตั้งโดยทีมผู้บริหารที่มีประสบการณ์ด้านงานบริการครบวงจร ให้บริการเจ้าหน้าที่ รปภ. ที่ผ่านการคัดเลือกและอบรม พร้อมระบบบริหารจัดการและเทคโนโลยีตรวจสอบการปฏิบัติงานแบบ Real-Time โดยได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 9001, ISO 14001 และ ISO 45001 นอกจากบริการรักษาความปลอดภัย ยังครอบคลุมพนักงานทำความสะอาด พ่นฆ่าเชื้อ อบโอโซน และกำจัดแมลง สำหรับสำนักงาน โรงงาน อาคารชุด และสถานประกอบการ องค์กรที่ต้องการจัดทำ TOR หรือขอใบเสนอราคา รปภ. สามารถส่งข้อมูลสถานที่ จุดเสี่ยง เวลาปฏิบัติงาน และจำนวนกำลังพลที่คาดไว้ เพื่อให้ทีมงานประเมินรูปแบบบริการที่เหมาะสมก่อนจัดทำข้อเสนอ

ติดต่อเราเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

สาขากรุงเทพฯ

ฝ่ายขาย: 082-969-5159 , 082-969-5929 , 090-994-9042

สาขาชลบุรี 

ฝ่ายขาย: 082-969-5916 , 082-969-9462
Facebook: thebutlerthai
LineOA: @butlerthai
Email: butler@butlerthai.com